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一本のお電話に学んだこと

※税法上の取扱いについては、ブログ投稿時の税制によるものです。

150209

こんにちは!入社4年目アシスタントの岸野です。


ヒューマンネットワークには、いろいろな部活があります。

私は、夏は登山部、冬はウィンタースポーツ部に参加しており、

休日も会社の人と頻繁に会っている気がします。(笑)


テニス部や、ゴスペル部など新たな部活が創立され、

さらなる盛り上がりを見せるヒューマンネットワークの部活動。

機会があれば、活動の様子などもご紹介できたらと思っています。


さて、本日のブログでは、日々のアシスタント業務を通して気づいた

大切なことについてお話しさせていただきます。



<目次>
・保険の診査の手配で
・ひとつの書類を手にするすべての人へ心配りを・・・
・おわりに



✔保険の診査の手配で



私は、アシスタントとしてお客様への提案資料の作成や

申込書類の準備などを担当しています。

先日、ある社長様の申込書類を手配したときの話です。


保険に加入している方はご存じだと思いますが、

保険の申し込みにあたっては、保障の対象となる方の

健康状態を保険会社に告知する必要があります。


告知の方法にはいくつか種類がありますが、

一定の保障金額以上の場合は、


①定期健康診断や、人間ドックの結果表の原本やコピーの提出

②保険会社指定の医師による健康診断(=診査)の受診


のいずれかを選択することになります。


今回の社長様は、②医師による診査で、

近所のクリニックで診査が受ける方法を選択されました。

都合のいいときに来院されたいとのことでしたので、

事前に必要書類をお渡ししました。



✔ひとつの書類を手にするすべての人へ心配りを・・・



数日後社長様がクリニックに来院されたとき、

病院の受付の方から一本の電話がありました。


内容は「保険の診査の書類を受け取ったが、

医師が記入する項目がわからない」

というものでした。

普段から、お客様にご記入いただく書類には漏れがないように、

印をつけたり、付箋を貼ったりと工夫を心がけていました。


しかし、このことで

「書類を手にするすべての人のことを考えて手配をしなければ」と、

細やかな配慮の大切さにあらためて気付かされました。


ヒューマンネットワークの目指す保険代理店の姿は、

様々なニーズにお応えできる代理店です。


今回の件から学んだことを大切に、

今後はよりいっそう丁寧な対応を心がけたいと思いました。



✔おわりに



お客様へお渡しする書類は、

普段お客様と直接お話しする機会の少ないアシスタントにとって、

お客様との大切なコミュニケーションツールのひとつです。


「この書類の記入方法はわかりにくいかもしれないから、メモも残しておこう」

「自分がお客様だったら、こういう風に対応してもらえると助かるかな」など、

いつもお客様の顔を思い浮かべながら仕事をしています。


今後も、スピードと正確さの両立、

そして書類を受け取られる相手への気配りを大切に、

日々の業務に取り組んで参りたいと思います。



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